Sprawna recepcja i zarządzanie wydarzeniami dodatkowymi — tylko z A4E

Punkt wyjścia

Agencja eventowa Silver Plate organizowała event branżowy dla ponad 800 osób, w ramach którego oprócz głównego wydarzenia odbywały się dodatkowe atrakcje (m.in. zapisy na wycieczki). Dla organizatora wdrożyliśmy system rejestracji online z indywidualnymi kodami QR wysyłanymi SMS-em, co pozwoliło na szybkie potwierdzenie obecności przy wejściu i uniknięcie kolejek. Zapewniliśmy profesjonalną obsługę recepcji (komputery, skanery QR, drukarki) i zarządzaliśmy obecnością w każdej z dodatkowych atrakcji, jednocześnie monitorując frekwencję w czasie rzeczywistym. Zastosowana technologia na event usprawniła komunikację z uczestnikami i dała organizatorowi pełne raporty po wydarzeniu — efekt: płynny przebieg eventu i zadowolenie uczestników oraz klienta.

Co zrobiliśmy?

• Przygotowaliśmy system rejestracji online i wygenerowaliśmy bilety z indywidualnymi kodami QR wysyłanymi SMS-em.
• Zapewniliśmy profesjonalną i kompleksową obsługę recepcji wraz ze sprzętem (komputery, skanery QR, drukarki).
• Obsłużyliśmy wydarzenie główne i dodatkowe atrakcje (w tym zapisy na wycieczki), kontrolując potwierdzenia obecności w każdej części programu.
• Monitorowaliśmy frekwencję w czasie rzeczywistym i przekazywaliśmy organizatorowi bieżące raporty.
• Zapewniliśmy komunikację z uczestnikami przed i w trakcie eventu (powiadomienia SMS/email).

Dlaczego to działa?

Dobrze zaprojektowany system rejestracji online połączony z profesjonalną, kompleksową obsługą recepcji eliminuje wąskie gardła przy wejściu i umożliwia sprawne zarządzanie zarówno wydarzeniem głównym, jak i dodatkowymi atrakcjami. Nasze rozwiązania skupiają się na praktycznych efektach: szybkim potwierdzeniu obecności przy wejściu, przejrzystej komunikacji z uczestnikami i natychmiastowym dostępie do danych frekwencyjnych — dzięki temu organizator zachowuje kontrolę, a uczestnicy doświadczają bezstresowego wejścia.